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無料でできる重要書類の保管方法

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無料でできる重要書類の保管方法

重要書類の取扱いについては、ビジネスマンから学生、主婦(主夫)の多くの方が経験してきたことがあると思います。
しかし、今のままの保管方法でこの先も大丈夫でしょうか? 近年、重要書類も紙媒体以外にデジタルデータでも存在しています。
これらをまとめて管理するためには、いくつか方法が考えられます。
一つは、全て紙媒体の形式にして、ファイリングする方法です。
パソコン作業やデーターの取扱いが苦手な方におすすめの方法ですが、「紙」故に水濡れ、火事、日焼け等のトラブルが起きた際には、消失してしまう可能性も考えられます。
加えて、重要書類の束を保管しておくには、充分なスペースが必要となります。
 二つめは、重要書類全てデーター化して保管する方法です。
現在、紙形式である重要書類は、スキャナーを使用してデーター化することが出来ます。
スキャンの方法もスマートフォンのアプリ等を使えば、場所を選ばずにスキャンすることが可能です。


全てデーター化した次は、どのように整理し、保管するかを考えなければなりません。
紙媒体の場合と同様に、重要書類を分類しフォルダーを作成し保存するだけです。
次に重要なポイントは、どこに保存するかです。
紙媒体と同様にデーター化をしただけだと、パソコンが破損した、データーにアクセス出来なくなった等のトラブルが起きれば、データーは消失してしまいます。
 しかし、消失させないそして、消失してもバックアップある状態にできるのが、データー化した最大の理由なのです。
パソコン本体のデスクに保管するとトラブル発生の危険性が高いと考えられるので、それを避けるためにもクラウドに保存をします。
クラウドは、パソコン本体の外の保管先であり、インターネット接続下であれば端末を選ばずにデーターを取り出す事ができます。
最近では、様々なクラウドサービスが無料で利用することができます。
例えば、google driveやdrop boxのようなサービスが有名ですね。


クラウドをおすすめするもう一つのポイントは、バックアップとセキュリティーです。
先程のトラブルが起きたとしても、クラウドに保存されているデーターに関しては、別端末より取り出せることが可能です。
故に、パソコンが壊れたとしてもスマートフォンから取り出すことが出来ます。
また、セキュリティー対策もしっかりされているので、悪用される可能性も少ないです。
なんと言っても、一定容量までは無料で使用することができるのが嬉しいですね。
また、チーム内で共有することもできます。
クラウドサービスによって特徴があるので、利用の際には自分にあったサービスを選ぶことをおすすめします。
 重要書類という性質上、どうしても整理、保管はきちんとしておきたいですね。
紹介したデーター化して、クラウドに保存する方法を利用すれば、重要書類を安全安心に且つ、無料でファイルしておけるので、まだしていない方はぜひ挑戦してみてください。

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